Stævneleder / NxtCup

Stævneleder

Fra idé til kampdag. Ét samlet overblik.

En ny digital platform til planlægning, organisering og afvikling af fodbold- og håndboldstævner – udviklet til at gøre livet lettere for klubber, frivillige og stævnearrangører.

Projektstatus: Afsluttende udviklings- og testfase. Forventet færdig og gennemtestet senest primo januar 2027.

Udfordringen

Bag ethvert vellykket sportsstævne ligger et omfattende planlægningsarbejde.

Rækker skal oprettes, hold skal tilmeldes, baner skal fordeles, puljer skal sammensættes, og kampplaner skal gå op på tværs af tider, niveauer og faciliteter.

For mange idrætsforeninger foregår store dele af arbejdet stadig i regneark, mails, beskeder og forskellige digitale systemer, som ikke nødvendigvis arbejder sammen.

Det kan gøre processen både tidskrævende og sårbar over for ændringer.

En ekstra tilmelding kan kræve justeringer i flere puljer. En ændret banekapacitet kan påvirke hele kampprogrammet. Og når stævnet først er i gang, skal arrangørerne samtidig kunne håndtere resultater, ændringer og information til deltagere.

Samtidig drives mange klubstævner af frivillige, som bruger deres fritid på at skabe gode sportsoplevelser for børn og unge.

Udfordringen var derfor klar: Hvordan samler man hele stævneprocessen i ét intuitivt system, så arrangørerne kan bruge mindre tid på administration og mere tid på det, der betyder noget – sporten og fællesskabet?

Løsningen

CrowdCloud udvikler Stævneleder – en digital platform, der samler planlægning, tilmelding, turneringsstruktur og kampafvikling i én sammenhængende løsning.

Platformen tager udgangspunkt i den måde, klubber rent faktisk arbejder med stævner.

I stedet for at arrangøren skal tilpasse sig et kompliceret system, er målet, at systemet skal understøtte arrangørens naturlige arbejdsgang.

Fra de første oplysninger om sportsgren, dato og spillested bliver brugeren guidet gennem oprettelsen af rækker, niveauer og holdkapacitet.

Når rammerne er på plads, kan arbejdet fortsætte med tilmeldinger, puljer, banefordeling, kampplaner og resultater.

Fra idé til kampdag i fire trin:

1. Opret stævnet: Vælg sportsgren, datoer, spillested og arrangørklub. Tilpas stævnets visuelle profil og grundlæggende oplysninger.
2. Byg turneringen: Opret årgange, kategorier og niveauer med individuelle regler, kapacitet og spilleformer.
3. Saml holdene: Åbn for tilmelding, administrer deltagende hold, og skab overblik over stævnets rækker.
4. Afvikl kampdagen: Arbejd med puljer, baner, kampprogrammer og resultater fra ét samlet arbejdsområde.

Resultatet er en platform, der er udviklet til at følge stævnet hele vejen fra den første planlægning til den sidste kamp.

Funktionalitet med klubbernes behov i centrum

Stævneleder er designet til både mindre lokale klubstævner og større arrangementer med mange hold, rækker og kampe.

Intelligent oprettelse af stævner

En trinvis oprettelsesguide hjælper arrangøren med at etablere stævnets struktur.

Brugeren vælger blandt andet sportsgren, dato, spillested og organisatoriske oplysninger.

Platformen understøtter både udendørs og indendørs fodbold samt håndbold og tager højde for, at forskellige sportsgrene stiller forskellige krav til kampafviklingen.

Stævnet kan desuden få sin egen visuelle profil med billede, beskrivelse og invitation.

Fleksibel håndtering af rækker og niveauer

En af platformens centrale funktioner er muligheden for at oprette flere turneringsrækker på tværs af årgange, køn og niveauer.

Arrangøren kan arbejde med standardindstillinger på tværs af rækker og efterfølgende tilpasse de enkelte rækker, når der er behov for særlige regler.

Der understøttes blandt andet både traditionelle niveauinddelinger og kombinerede niveauer.

Det reducerer behovet for gentagne indtastninger og giver større fleksibilitet i opbygningen af turneringen.

Tilmelding og deltageradministration

Stævneleder samler tilmeldingerne i et digitalt system, hvor arrangøren kan følge udviklingen i de enkelte rækker.

Hver række kan have egne tilmeldingsfrister, deltagergrænser, spilleformer og tilmeldingspriser.

Platformen understøtter desuden stævner med offentlig tilmelding og arrangementer, hvor deltagelse kræver en invitation.

Det giver klubben mulighed for at organisere både åbne breddestævner og mere målrettede turneringer.

Puljer, baner og kampprogrammer

Når holdene er på plads, skal turneringen omsættes til en konkret kampdag.

Stævneleder samler arbejdet med puljeinddeling, baner, kampplaner og resultater i stævnets administrationsområde.

Systemet udvikles med fokus på fleksible turneringsstrukturer, så arrangøren kan håndtere forskelle i antal hold, banekapacitet, spilletid og turneringsformat.

Målet er at gøre det lettere at skabe sammenhængende kampplaner og foretage nødvendige justeringer uden at miste overblikket.

Digital stævneportal

Stævneleder indeholder en offentlig portal, hvor klubber kan finde kommende stævner og få overblik over de tilgængelige rækker.

Hvert stævne kan præsenteres med relevante oplysninger om arrangør, sportsgren, dato, sted og tilmeldingsmuligheder.

Dermed fungerer platformen ikke alene som et administrativt værktøj, men også som en digital indgang for de klubber, der ønsker at deltage i et stævne.

En betalingsmodel med fokus på arrangørklubben

Den planlagte forretningsmodel er udviklet med et enkelt princip: Det skal være attraktivt og økonomisk overskueligt for klubber at arrangere stævner.

Arrangørklubben skal kunne anvende platformen uden et særskilt platformsgebyr og modtage sit fastsatte turneringsgebyr.

Den tilmeldende klub betaler turneringsgebyret samt et servicegebyr på 39 kr. inklusive moms pr. hold og de tilknyttede betalingsomkostninger.

Betalingsfunktionen er endnu ikke fuldt integreret og indgår i det resterende udviklingsarbejde.

Udviklet til virkelighedens klubstævner

Stævneleder er skabt til den praktiske virkelighed, hvor arrangører ofte har mange forskellige opgaver og begrænsede administrative ressourcer.

Lokale fodboldstævner

Gør det lettere at samle årgange, niveauer og klubtilmeldinger i én digital løsning. Arrangøren kan opbygge turneringen og planlægge afviklingen med udgangspunkt i de tilgængelige baner.

Indendørs turneringer

Understøt stævner, hvor hal- og banekapacitet, korte kampe og et tæt program stiller særlige krav til planlægningen.

Håndboldstævner

Giv arrangører mulighed for at planlægge rækker, hold og kampe med udgangspunkt i håndboldens spilleformer og faciliteter.

Større ungdomsstævner

Saml turneringer med mange årgange, niveauer og deltagende klubber i et fælles system, der kan skabe overblik på tværs af hele arrangementet.

Værdien for arrangøren

Stævneleder udvikles med ambitionen om at gøre det lettere at skabe gode sportsoplevelser – uden at administrationen bliver en unødvendig belastning.

Mindre manuelt arbejde: Fælles indstillinger og sammenhængende arbejdsgange skal reducere behovet for gentagne indtastninger og separate regneark.

Bedre overblik: Arrangøren kan samle stævnets oplysninger, rækker, deltagere og kampafvikling ét sted.

Større fleksibilitet: Platformen understøtter forskellige sportsgrene, niveauer og turneringsformater.

Enklere deltagelse: Klubberne kan få adgang til stævneinformation og tilmeldingsmuligheder via den digitale stævneportal.

Mere tid til sporten: Når de administrative opgaver bliver lettere at håndtere, kan arrangørerne koncentrere sig om deltagere, frivillige og den gode kampdag.

Projektstatus og forventet lancering

Stævneleder er i sin afsluttende udviklingsfase.

Platformens grundlæggende struktur, brugeroplevelse og en række centrale funktioner er udviklet, og arbejdet er nu koncentreret om at færdiggøre de sidste funktioner, optimere arbejdsgangene og gennemføre systematiske tests.

Det resterende arbejde omfatter blandt andet færdiggørelse af betalingsfunktionalitet, kvalitetssikring af turneringsflow og test af de samlede processer fra stævneoprettelse til afvikling.

Målsætningen er, at Stævneleder står færdigudviklet og gennemtestet inden for højst to måneder – senest primo januar 2027.

Den nuværende hjemmeside er en udviklingsversion, hvor funktioner og arbejdsgange fortsat kan blive tilpasset. Platformen præsenteres derfor endnu ikke som et færdiglanceret produkt.

Ambitionen er en stabil og brugervenlig løsning, der er klar til at understøtte rigtige klubstævner, når den afsluttende kvalitetssikring er gennemført.

En del af CrowdClouds vision

Stævneleder er udviklet af CrowdCloud med udgangspunkt i en grundlæggende kærlighed til sport, events og de mennesker, der får dem til at ske.

Hvor flere af CrowdClouds øvrige produkter fokuserer på publikumsengagement og oplevelsen under selve arrangementet, arbejder Stævneleder med fundamentet bag sportsoplevelsen.

Planlægningen. Organiseringen. Afviklingen.

For selv den bedste kampdag begynder længe før første fløjt.

Den begynder med frivillige, klubledere og arrangører, der investerer tid og energi i at skabe rammerne for, at andre kan dyrke deres sport.

Stævneleder er udviklet for at give netop disse mennesker bedre digitale værktøjer.

Projektet afspejler CrowdClouds ambition om at udvikle teknologi, der tager udgangspunkt i virkelige udfordringer og gør en konkret forskel for dem, der arbejder med events.

Konklusion

Stævneleder er et ambitiøst udviklingsprojekt, der har til formål at samle hele stævnets livscyklus i én intuitiv platform.

Fra den første oprettelse af rækker til den sidste kamp skal løsningen skabe sammenhæng mellem planlægning, tilmelding, turneringsstruktur og afvikling.

Platformen befinder sig i den sidste udviklings- og testfase og forventes færdig og gennemtestet senest primo januar 2027.

Målet er ikke blot at digitalisere eksisterende arbejdsgange, men at gøre det enklere for klubber og frivillige at skabe gode sportsarrangementer.

For et vellykket stævne handler ikke kun om kampe og resultater. Det handler om fællesskab, engagement og de oplevelser, der opstår, når mennesker mødes omkring sporten.

Stævneleder – Du samler holdene. Vi samler overblikket.